מדיניות פרטיות

1. מי אחראי על המידע

המערכת מופעלת עבור קהילת גן דובדבן־יער בשדרות. בעל/ת השליטה במידע לעניין חוק הגנת הפרטיות הוא צוות הגן, ולצדו ועד הגן במה שנוגע לניהול הקהילתי והכספי בלבד.

פניות בנושאי פרטיות — עיון, תיקון, מחיקה, התנגדות לשימוש או תלונה — יש להפנות לצוות הגן. יש למלא כאן כתובת דוא״ל ייעודית לפניות פרטיות ושם איש הקשר, לפני פתיחת המערכת למשפחות.

נכון למועד זה לא מונה ממונה הגנת פרטיות ייעודי, ולא נערך תסקיר השפעה על הפרטיות.

2. איזה מידע נאסף, ועל סמך מה

המערכת אוספת רק מידע הדרוש לתפעול הגן. לכל סוג מידע מצוין הבסיס החוקי לאיסופו:

• פרטי קשר של הורים (שם, טלפון, דוא״ל) — נדרש לצורך ההתקשרות בין הגן למשפחה.
• פרטי הילד/ה (שם, תאריך לידה, קבוצת גיל, מספר זהות) — נדרש לצורך רישום וניהול הגן ולעמידה בדרישות הרשויות.
• מידע בריאותי שנמסר בשאלון ההיכרות — אלרגיות, רגישויות, מצב בריאותי, מידע על טיפולים. זהו מידע רגיש כהגדרתו בחוק. מסירתו נעשית בהסכמה מדעת ומרצון בלבד, למעט מידע החיוני לבטיחות הילד/ה (למשל אלרגיה מסכנת חיים). אי־מסירה של מידע שאינו בטיחותי לא תפגע בקבלת הילד/ה לגן.
• דיווחי נוכחות, היעדרות ואיחור — נדרש לתפעול היום־יומי ולבטיחות.
• תמונות ילדים — נאספות ומוצגות אך ורק על בסיס הסכמה מפורשת ונפרדת של ההורה, הניתנת דרך אישור הצילום במערכת וניתנת לביטול בכל עת.
• בקשות לימי הולדת, התנדבויות והצעות קהילתיות — על בסיס פנייה יזומה של ההורה.
• מידע כספי קהילתי — סכומי הכנסות והוצאות של הוועד, ללא שיוך לשם משפחה.
• מידע תפעולי — חשבון משתמש, הרשאות גישה, ותיעוד טכני בסיסי הנדרש לאבטחה.

המערכת אינה אוספת מיקום, אינה מקליטה, אינה מפעילה זיהוי פנים, ואינה מבצעת פרופיילינג או קבלת החלטות אוטומטית לגבי ילדים. המערכת אינה מציגה פרסומות ואינה משתפת מידע עם מפרסמים.

3. הסכמה, וזכות לחזור בה

מסירת מידע רגיש ומתן אישור צילום הם מרצון. ניתן לחזור מכל הסכמה בכל עת, בפנייה לצוות הגן, ללא צורך בנימוק וללא פגיעה בשירותי הגן.

ביטול הסכמת צילום יפעל מרגע מסירתו ואילך: התמונות יוסרו מהגלריה בתוך זמן סביר. ייתכן שתמונות שכבר הופצו על ידי הורים אחרים מחוץ למערכת לא ניתנות לאחזור — ולכן אנו מדגישים שאין להפיץ תמונות מהגלריה.

כאשר לילד/ה שני הורים, האישור לצילום ולמסירת מידע רגיש ניתן על ידי ההורה הממלא את הטופס, ובאחריותו לוודא הסכמה של ההורה הנוסף במקרה של אחריות הורית משותפת.

4. מי רואה מה

הגישה מוגבלת טכנית לפי תפקיד, ונאכפת בשרת ולא רק במסך:

• הורה — רואה את פרטי משפחתו, את השאלון שמילא, את דיווחי הנוכחות שלו, את התאריכים שבהם ילדו משובץ לשבת, את הגלריה ואת המידע הכללי לקהילה.
• הורה אינו רואה — שאלוני ילדים אחרים, מידע רפואי של ילדים אחרים, פרטי קשר של משפחות אחרות, או דיווחי נוכחות של אחרים.
• הגננת — רואה את המידע התפעולי והבריאותי הדרוש לטיפול בילדי הגן.
• ועד הגן — רואה מידע כספי קהילתי ותוכן קהילתי בלבד. לוועד אין גישה לשאלוני היכרות, למידע בריאותי או לפרטי ילדים.
• מנהל/ת המערכת — מנהל/ת חשבונות והרשאות.

הסיכום הכספי של הוועד מוצג למשפחות ללא שיוך שמות למשפחות ספציפיות.

5. תמונות ילדים

הגלריה סגורה ומוגבלת למשתמשים מאושרים בלבד. תמונה של ילד/ה תוצג רק אם קיים אישור צילום תקף עבורו/ה.

אין להוריד, לשמור, לשתף או לפרסם תמונות של ילדים אחרים מחוץ למערכת — לרבות בקבוצות ווטסאפ, ברשתות חברתיות או בכל מדיה אחרת. הפצה כזו עלולה להוות פגיעה בפרטיות לפי החוק, וכן הפרה של תנאי השימוש שעלולה להוביל לחסימת הגישה.

תמונת הפנים המשמשת את "פינת השבת" נשמרת כתמונה קטנה ומוגבלת בגודל, נגישה למשפחות הגן בלבד, וניתנת להסרה בכל עת.

6. ספקים חיצוניים

המערכת נשענת על שני ספקי תשתית בלבד:

• Google Firebase — הזדהות, מסד נתונים ואחסון. שרתי Google עשויים להימצא מחוץ לישראל. Google פועלת תחת מסגרות הגנת מידע בינלאומיות ומחויבת בהסכמי עיבוד מידע.
• Cloudflare — הגשת האתר ותשתית רשת.

המערכת אינה מוכרת מידע, אינה מעבירה מידע לצדדים שלישיים למטרות שיווק, ואינה משתמשת בכלי מעקב פרסומיים. העברת מידע לגורם נוסף תיעשה רק בהסכמת ההורה, או כאשר הדבר נדרש על פי דין או על פי דרישת רשות מוסמכת.

הקבלות של הוועד ושל הגננת נשמרות בתיקיית Google Drive של הגן, שהגישה אליה נקבעת בהרשאות Google ונמצאת מחוץ למערכת זו.

אם וכאשר יופעל שירות תשלומים, פרטי אמצעי תשלום לא יישמרו במערכת דובדבן־יער בשום שלב אלא יעובדו אצל ספק סליקה מורשה בהתאם לתקן PCI-DSS ולמדיניותו.

7. אבטחת מידע

• גישה בהזדהות אישית; סיסמה ראשונית חייבת בהחלפה בכניסה הראשונה.
• הרשאות לפי תפקיד, הנאכפות בכללי אבטחה בצד השרת — לא רק בהסתרה במסך.
• תעבורה מוצפנת (HTTPS) בכל הדפים.
• עיקרון צמצום המידע: נאסף רק מה שנדרש, ונחשף רק למי שזקוק לו לתפקידו.

עם זאת, אין מערכת מקוונת חסינה לחלוטין. במקרה של אירוע אבטחה חמור המשפיע על מידע אישי, נודיע למשפחות הנוגעות בדבר בהקדם האפשרי, ונפעל בהתאם לחובות הדיווח החלות על פי הדין.

אנו מבקשים מכל משתמש: לא לשתף סיסמה, לא להשאיר חשבון פתוח במכשיר משותף, ולדווח מיד על חשד לשימוש לא מורשה.

8. כמה זמן נשמר המידע

• שאלוני היכרות ומידע בריאותי — עד תום שנת הלימודים שבה עזב/ה הילד/ה את הגן, ולאחריה יימחקו, אלא אם קיימת חובה חוקית לשמור.
• תמונות — יוסרו עם ביטול ההסכמה, ובכל מקרה ייבחנו למחיקה בתום שהות הילד/ה בגן.
• דיווחי נוכחות — עד שנה מתום שנת הלימודים.
• טופסי הרשמה של מי שלא התקבל או לא הצטרף — ימחקו בתום תהליך ההרשמה לאותה שנה.
• מידע כספי של הוועד — כנדרש לצורכי תיעוד ושקיפות קהילתית.
• חשבונות משתמשים — יבוטלו עם סיום הקשר עם הגן.

9. זכויותיכם

לכל הורה עומדות הזכויות הבאות, וניתן לממש אותן בפנייה לצוות הגן:

• זכות עיון — לדעת איזה מידע מוחזק על המשפחה ועל הילד/ה.
• זכות תיקון — לתקן מידע שגוי, לא מעודכן או לא שלם.
• זכות מחיקה — לבקש מחיקת מידע שאין עוד צורך בו או שנמסר בהסכמה שבוטלה.
• זכות לחזור מהסכמה — בכל עת, לרבות הסכמת צילום.
• זכות לתלונה — פנייה לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.

נשתדל להשיב לכל פנייה בתוך זמן סביר, ובכל מקרה בתוך המועדים הקבועים בדין.

10. ילדים

המידע במערכת נוגע לקטינים, ולכן אנו נוקטים זהירות מוגברת. כל המידע נמסר על ידי ההורים או האפוטרופוסים, ולא על ידי הילדים. המערכת אינה מיועדת לשימוש ישיר של ילדים ואינה אוספת מידע מהם.

11. עדכוני המדיניות

המדיניות תתעדכן כאשר ייווספו יכולות, ספקים או שינויים באופן עיבוד המידע. תאריך העדכון מוצג בראש הדף. שינוי מהותי — למשל הוספת סוג מידע חדש או ספק חדש — יובא לידיעת המשפחות מראש.